Alle haben es geahnt – viele gewusst – aber nur wenige konsequent umgesetzt: zum 31.12.2016 endet die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. Im Klartext heißt es hier, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind. Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDFs abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten. Also: Aufpassen, denn die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.

„Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht
auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in
elektronischer Form aufbewahrungspflichtig." (GoBD Pkt. 9 Absatz 121) 

GoBD – eine Richtlinien-Monster?

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ – das genau ist die Bezeichnung der Richtlinie des Ministerium für Finanzen. Nicht nur der Name der Richtlinie, sondern auch deren Umfang von sage und schreibe 37 vollen PDF-Seiten lässt den Leser bereits nach ein paar Seiten ermüden. Aber dennoch ist diese Richtlinie sinnvoll, denn sie beschreibt sehr genau, wie mit Dokumenten im Rahmen der heute üblichen elektronischen Form umzugehen ist. Grundsätzlich wird die elektronische Archivierung der „klassischen Papier-Archivierung“ gleichgesetzt. Das PDF oder der Scan als elektronisches Dokument wird hier seitens der Buchführung bereits schon länger im Rahmen der Aufbewahrungspflicht berücksichtigt. Hierzu bieten moderne EDV-Systeme auch die nötigen Werkzeuge zur Verwaltung und Archivierung von elektronischen Dokumenten an. Jedoch werden in vielen Fällen die Handels-  und Geschäftsbriefe eines Unternehmens vergessen, die ebenfalls als geschäftsrelevant einzustufen sind. Die E-Mail stellt heute einen wesentlichen Teil der Unternehmenskorrespondenz dar und enthält neben dem einen oder anderen Anhang auch im so genannten „Body“ Inhalte, die bei einem Audit oder einer Betriebsprüfung parat gehalten werden müssen. Oft lassen sich nur so Unternehmensvorgänge zweifelsfrei nachvollziehen. Abhilfe ist hier eine konsequente und ganzheitliche E-Mail Archivierungslösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Umgebung einfügt und rechtssicher sowie manipulationsfrei alle elektronischen Nachrichten automatisch speichert. Moderne E-Mail Archivierungssysteme leisten diesen Service einfach, komfortabel, sicher und strukturiert.

Keine Angst, wenn Sie noch ein Papier-Tiger sind!

Ja es stimmt! Die GoBD gilt wohl nicht für jeden Unternehmer. Besonders Kleinbetriebe, kleine Einzelhandelsgeschäfte oder Unternehmen mit nur sehr geringem Geschäftsaufkommen sind mit dieser sehr sinnvollen Ausnahmeregelung angesprochen. Die Richtlinie des Finanzministeriums besagt klar, dass eine elektronische Archivierung von Dokumenten, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, bei Unternehmen dann nicht erfolgen muss, wenn Handels- und Geschäftsbriefe (auch wenn diese elektronisch erstellt sind) grundsätzlich auch in Papierform versendet werden. In diesen Fällen reicht die „normale“ Aufbewahrung in Papierform aus. Im Klartext heißt dies: Versenden Sie Ihre Handelsbriefe wie Angebote mit der Post, müssen Sie diese nicht elektronisch archivieren. Wenn jedoch Dokumente mit betriebsrelevantem Inhalt nur elektronisch verschickt werden, dann greift auch hier die GoBD und eine Archivierung muss sichergestellt sein.

Einfach der GoBD entsprechen

Um auf dem einfachstem Weg der GoBD Richtlinie hinsichtlich der E-Mail-Archivierung zu entsprechen, empfiehlt sich die automatische und rechtsichere Langzeitspeicherung aller E-Mails von steuerrelevanten Daten im Bereich der elektronischen Buchführung. Wichtige Punkte darin sind:

• alle elektronischen Aufzeichnungen zu Geschäftsvorfällen in Schriftform sind vollständig und unveränderbar aufzubewahren. Davon sind auch E-Mails oder elektronische Rechnungen betroffen.
• Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gelten folgende Anforderungen: Nachvollziehbar, Nachprüfbar, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit.
• Zeitnahe Erfassung. Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen, Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden.
• Ordnung. Ihre Unterlagen müssen leicht aufzufinden sein, genügend gekennzeichnet und natürlich vor Verlust geschützt sein.
• Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff oder auf Datenträgerüberlassung.

Zitat aus GoBD Pkt. 9 – Absatz 119: „Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und
elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf
der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und
müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder
eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-
System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in
Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.“